Pengambilan Keputusan

A. PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN




Dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutann dengan organisasi yang ia pimpin. Kesalahan dalam mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang.




Ada kalanya keputusan diambil oleh manajer sendiri, tetapi tidak jarang juga bersama staf, tergantung dari besar kecilnya masalah dan gaya kepemimpinan yang dianut oleh si manajer. Yang jelas, pengambilan keputusan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan.[1] Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :




1. G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.




2. Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.




3. Horold dan Cyril ODonnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.




4. P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.




5. Brinckloe: Pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses tersebut untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan ialah sekali kerangka yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat.




Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah proses penentuan pilihan dari berbagai alternatif atau proses memilih suatu pilihan dari beberapa alternatif dengan hati-hati sebagai penentuan kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.[2]




Pada hakikatnya kegiatan pembuatan keputusan dilatarbelakangi oleh adanya suatu masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif. Selain itu pembuatan keputusan dipandang sebagai usaha untuk mencari jalan keluar dari suatu masalah yang terjadi. Di lain pihak, masalah atau problem yang dimaksud dapat dibagi dalam tiga golongan besar, di antaranya yaitu:




1. Masalah korektif, yaitu masalah yang timbul karena adanya penyimpangan dari apa yang direncanakan.




2. Masalah progresif, yaitu suatu masalah yang terjadi akibat adanya keinginan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu prestasi atau hasil masa lalu.




3. Masalah kreatif, yaitu suatu masalah yang muncul karena adanya keinginan untuk menciptakan sesuatu yang baru.




B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN




Menurut Herbert A. Simon, ada beberapa tahap proses dalam pengambilan keputusan, yaitu:







1. Pemahaman dan perumusan masalah




Yaitu dengan menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menetukan masalah.




2. Perancangan




Yaitu dengan menemukan, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.




3. Pemilihan




Yaitu memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada pilihan ditentukan dan dilaksanakan.




Dalam sistim pengambilan keputusan atau model sistem yang digunakan untuk mengambil keputusan dapat bersifat terbuka atau tertutup. Sistem pengambilan keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisahkan dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungannya, pengambilan keputusan ini dianggap:




1. Mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternatif.




2. Mempunyai suatu metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai.




3. Memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan.




Paham pengambilan keputusan yang tertutup jelas menganggap bahwa orang yang rasional secara logis menguji semua alternatif membuat urutan berdasarkan hasil yang lebih disukai, dan memilih alternatif yang mendatangkan hasil terbaik.




Sedangkan model terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan, yaitu:




1. Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.




2. Melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.




3. Mengambil keputusan yang memuaskan tingkat keinginan.




Model terbuka dinamis atas urutan pilihan karena tingkat keinginan berubah menanggapi perbedaan antara hasil dan tingkat keinginan.




Seorang manajer dalam membuat suatu keputusan, ada beberapa tahap proses pengambilan keputusan, yaitu;[3]




1. Pemahaman dan perumusan masalah.




Para manejer sering menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukakan atau bahkan sering banyak mengindentifikasi gejalah masalah, bukan penyebab yang mendasar. Bila manejer akan memperbaiki situasi, yang pertama harus menemukan apa masalah yang sebenarnya kemudian menentukan bagian masalah yang mereka harus pecahkan serta bagian mana yang seharusnya dipecahkan.




2. Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan.




Setelah manajer menemukan dan merumuskan masalah, manejer harus mulai memutuskan langkah-langkah selanjutnya. Yang pertama kali harus menemukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudian mendapatkan informasi tersebut.




3. Pengembangan Alternatif-alternatif.




Menejer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap dan pandangan sempurna, walaupun banyak buku dan latihan pembuatan keputusan masih menyarankan kepada pembuat keputusan untuk mendapatkan semua data sebelum mempertimbangkan alternatif keputusan.




4. Evaluasi Alternatif-alternatif.




Setelah mengembangkan sekumpulan alternatif, manajer harus mengevaluasinya untuk menilai efektifitas setiap alternatif.




5. Pemilihan Alternatif Terbaik.




Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif akan didasarkan pada jumlah informasi yang tersedia bagi alternatif terbaik juga sering merupakan suatu kompromi diantara berbagai faktor yang telah dipertimbangkan.




6. Implementasi Keputusan.




Setelah alternatif terpilih, para manejer harus membuat rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih dari sekedar pemberian perintah. Manejer harus menetapkan anggaran atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan tanggung jawab dan wewenang pelaksanaan tugas tertentu. Dalam hal ini, manejer perluh memperhatikan berbagai resiko dan ketidakpastian sebagai konsekuensi dibuatnya suatu keputusan. Pada tahap implementasi keputusan manejer juga perluh menetapkan prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila masalah baru muncul dalam pelaksanaan keputusan, serta merancang sistem peringatan dini (early warning system) untuk menghadapi berbagai kemungkinan.




7. Evaluasi Hasil-hasil Keputusan.




Implementasi keputusan harus dimonitor terus-menerus. Manejer harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil yang di inginkan.




C. JENIS-JENIS KEPUTUSAN




Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur




Keputusan yang dibuat oleh manajer dalam suatu organisasi dikelompokkan kepada dua jenis yaitu keputusan terprogram (programmed decisions) dan keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions). Keputusan terprogram (programmed decisions )adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan, atau prosedur.sedangkan keputusan yang tidak terprogram (non-programmed decisions ) adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah khusus, khas, atau tidak biasa.[4]




Keputusan terprogram berkaitan dengan masalah-masalah rutin atau kecil. Keputusan terprogram di ambil sesuai dengan kebijakan, prosedur atau peraturan baik tertulis maupun tidak. Keputusan terprogram adalah tindakan menjatuhkan pilihan secara berulang dan diambil secara rutin dalam organisasi. Keputusan terprogram menyangkut pemecahan masalah yang sifatnya teknis, pemecahannya telah dituangkan dalam buku pedoman organisasi sehingga tidak memerlukan pengarahan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi.




Sedangkan keputusan yang tidak terprogram merupakan keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa, jarang terjadi, tidak tercakup dalam kebijakan sehingga perlu perlakuan khusus yang harus ditangani dengan keputusan tidak terprogram. Keputusan tidak terprogram biasanya diambil dalam usaha memecahkan masalah-masalah baru yang belum pernah terjadi, tidak bersifat refetitif, tidak terstruktur dan cukup dikenal bentuk, hakikat dan dampaknya. Keputusan yang tidak terprogram menuntut daya nalar yang tinggi, tindakan yang adaptif dan berorientasi pada efektifitas pemecahan.[5]







D. TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN




Teknik pengambilan keputusan adalah suatu penerapan ilmu dan teknologi untuk mengambil suatu keputusan dari sebuah pilihan atau masalah yang dihadapi.




Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan dengan pengumpulan fakta. Teknik pengambilan keputusan dalam klasifikasi ada dua yaitu teknik tradisional dan teknik modern. Teknik pengambil keputusan juga sering dibagi dalam teknik pengambilan keputusan matematik atau kuantitatif (Heenan dan Addleman, 1976;Robbins, 1978) dan teknik pengambil keputusan non-matematik atau kualitatif (Moody, 1983). Teknik matematik biasa diberi nama multivariate analysis (analisis variabel ganda atau analisis berdimensi ganda).




Teknik non-matematik, yang lebih sering digunakan untuk keputusan strategik antara lain sumbang saran, consensus, Delphi, fish bowling, interaksi didaktik, tawar- menawar kolektif.




1. Delphi




Proses delphi adalah suatu teknik yang memacu kreativitas dengan menggunakan pertimbangan berdasarkan gagasan orang lain untuk mencapai konsensus. Metode delphi merupakan modifikasi dari teknik brainwriting dan survei. Teknik delphi dikembangkan pada awal tahun 1950 untuk memperoleh pendapat ahli. Teknik ini diterapkan diberbagai bidang seperti untuk teknologi peramalan, analisis kebijakan publik, inovasi pendidikan, program perencanaan, dan lain-lain. Metode delphi dikembangkan oleh Derlkey dan asosiasinya di Rand Corporation, California pada tahun 1960-an. Metode delphi merupakan metode yang menyelaraskan proses komunikasi suatu grup sehingga dicapai proses yang efektif dalam mendapatkan solusi masalah yang kompleks.




Pendekatan delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu :




a. Pembuat keputusan : Pembuat keputusan bertanggung jawab terhadap keluaran dari kajian delphi. Sebuah grup kerja yang terdiri dari lima sampai sembilan anggota yang tersusun atas staff dan pembuat keputusan bertugas mengembangkan dan menganalisis semua kuisioner, evaluasi pengumpulan data, dan merevisi kuisioner yang diperlukan.




b. Staff : Grup staff dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman dalam desain dan mengerti metode delphi serta mengenal problem area. Tugas staff kordinator adalah mengontrol staff dalam pengetikan. Maling kuisioner membagi dan memproses hasil serta penjadwalan pertemuan.




c. Responden : Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang setuju untuk menjawab kuisioner.




Pada umumnya teknik ini digunakan untuk mengambil keputusan meramal masa depan yang diperhitungkan akan dihadapi oleh organisasi. Teknik ini sangat sesuai untuk kelompok pengambil keputusan yang tidak berada di satu tempat. Pengambil keputusan menyusun serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan suatu situasi peramalan dan menyampaikannya kepada sekelompok ahli.




Para ahli tersebut ditugaskan untuk meramalkan, apakah suatu peristiwa dapat terjadi atau tidak terjadi. Jawaban dari anggota kelompok tadi dikumpulkan dan masing-masing anggota ahli mempelajari ramalan yang dibuat oleh masing-masing rekannya yang tidak pernah ditemuinya. Pada kesempatan berikutnya, rangkaian pertanyaan yang sama dikembalikan kepada para anggota kelompok dengan melampirkan jawaban yang telah diberikan oleh para anggota kelompok pada putaran pertama serta hal-hal yang dipandang sudah merupakan kesepakatan kelompok. Apabila pendapat seorang ahli berbeda maka memberikan penjelasannya secara tertulis.




2. Kelompok Nominal




Pengambilan keputusan dengan kelompok nominal adalah suatu teknik untuk mengambil keputusan dengan menyertakan peran serta dari anggota kelompok organisasi dimana anggota-anggotanya bertemu dan bertatap muka untuk mengumpulkan pertimbangan mereka dalam suatu cara yang sistematik tetapi tidak ketergantungan.




Teknik ini lebih menekankan pada pengumpulan pandangan dan penilaian personal dalam suasana ketidakpastian pada inti persoalan lalu mencari jalan keluar yang terbaik. Pandangan masing-masing orang juga memegang peranan penting. Teknik ini cocok digunakan untuk kelompok kecil yang anggotanya tidak lebih dari lima belas orang. Permasalahan akan lebih cepat dicari solusinya jika anggota yang terlibat dalam pengambilan keputusan jumlahnya tidak terlalu banyak. Keputusan kelompok nominal didasarkan pada penilaian matematis dari voting.







Teknik pengambilan keputusan dengan kelompok nominal memiliki tiga elemen penting yang harus diperhatikan :




a. Hanya ada satu pertanyaan yang sudah dipikirkan matang dan dirumuskan.

b. Terdapat orang dengan tugas khusus dan ahli dalam masalah yang akan didiskusikan

c. Pemimpin kelompok yang dapat memimpin.




Tugas pemimpin kelompok hanyalah menjadi fasilitator dan tidak mempengaruhi berlangsungnya persidangan seperti mengusulkan atau merekomendasikan.




3. Fish Bouling




Sekelompok pengambil keputusan duduk pada suatu lingkaran, dan di tengah lingkaran ditaruh sebuah kursi. Seseorang duduk di kursi tersebut hanya dialah yang boleh bicara untuk mengemukakan pendapat ide dan gagasan tentang suatu permasalahan. Para anggota lain mengajukan pertanyaan, pandangan dan pendapat. Apabila pandangan orang yang duduk di tengah tersebut telah dipahami oleh semua anggota kelompok dia meninggalkan kursi dan digantikan oleh orang yang lain untuk kesempatan yang sama. Setelah itu semua pandangan didiskusikan sampai ditemukan cara yang dipandang paling tepat.




Teknik tradisional adalah kebiasaan, kegiatan rutin: proses pengoperasian standar, dan struktur organisasi, yaitu pengharapan umum, sistem tujuan saluran dan informasi yang disusun dengan baik. Sedangkan teknik modern yaitu teknik-teknik operasi: analisa matematik, model-model simulasi komputer dan pengolahan data elektronik. Kemudian teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada latihan membuat keputusan dan menyusun program komputer “heuristic”. [6]




E. FUNGSI DAN TUJUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN




1. Fungsi pengambilan keputusan




Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah mempunyai fungsi antara lain:




a. Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara lnstitusional maupun secara organisasional.




b. Sesuatu yang bersifat futuristic, artinya menyangkut dengan hari depan/masa yang akan dating, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.




2. Tujuan Pengambilan Keputusan




Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun, kerap kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang hatus dipecahkan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut




KESIMPULAN




Pengambilan keputusan adalah proses penentuan pilihan dari berbagai alternatif atau proses memilih suatu pilihan dari beberapa alternatif dengan hati-hati sebagai penentuan kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.




Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :




1. Pengambilan keputusan terprogram

2. Pengambilan keputusan tidak terprogram







Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah mempunyai fungsi antara lain:







1. Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara lnstitusional maupun secara organisasional.

2. Sesuatu yang bersifat futuristic, artinya menyangkut dengan hari depan/masa yang akan dating, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.































[1] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, ( Andi: Yokyakarta, 2005.) hal 129




[2] Rahima Zakia, Pengambilan Keputusan, Komunikasi dan Kepemimpinan akademik, (The Minangkabau Foundation: Jakarta,2003) .hal 29-30




[3] Tata Sutabri,Sistem Informasi Manajemen,ANDI:Yokyakarta,2005.hal 137-139




[4] Tata Sutabri,Sistem Informasi Manajemen, (Andi:Yokyakarta,2005) .hal 134




[5] Rahima Zakia, Pengambilan Keputusan, Komunikasi dan Kepemimpinan akademik, (The Minangkabau Foundation: Jakarta,2003). hal 32-33




[6] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, (Andi:Yokyakarta,2005). hal 135