fungsi pengawasan manajemen

FUNGSI PENGAWASAN

A.    Defenisi Pengawasan

Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan merupakan salah satu tugas yang mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manager puncak hingga para manager rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.

Berikut adalah beberapa defenisi pengawasan menurut para penulis dalam bidang managemen, antara lain:

1.      Henri Fayol

Salah seorang pelopor managemen dalam bukunya “General and Industrial Administration”, menyatakan bahwa pengawasan terdiri dari usaha verifikasi apakah segala sesuatu terjadi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, intruksi-intruksi yang telah dilakukan dan asas-asas kerja yang telah ditentukan. Sasaran pengawasan adalah untuk memperbaikinya dan mencegah agar supaya tidak terulang lagi.[1]

2.      Schermerhorn

Schermerhorn mendefenisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

3.      Stoner, Freemen, dan Gilbert

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

4.      Mockler

Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu sejalan atau  tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu. [2]

Defenisi lain yang dibuat menunjukkan bahwa pengawasan merupakan usaha sadar dan sistematis untuk lebih menjamin bahwa semua tindakan operasional yang diambil dalam organisasi benar-benar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan  sebelumnya.

Semua ilmuwan managemen sepakat bahwa pengawasan mempunyai kaitan langsung dengan seluruh proses administrasi dan managemen. Pengawasan berkaitan dengan tujuan yang ingin dicapai, dilaksanakan berdasarkan strategi dasar organisasi yang telah dirumuskan dan ditetapkan serta dirinci menjadi program dan rencana kerja. Artinya, seorang manager tidak akan dapat mengamati penyelenggaraan kegiatan operasional dan mengukur hasil yang dicapai oleh bawahannya tanpa adanya rencana. Konkret dan faktualnya rencana yang disusun, semakin mudah pula untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pengawasan yang ditujukan pada usaha mencegah timbulnya berbagai jenis dan bentuk penyimpangan atau penyelewengan baik disengaja maupun tidak.[3]

Keberhasilan atau kegagalan yang disajikan hasil dipertimbangkan dari segi tujuan yang sudah ditentukan. Hal ini mencakup pengawasan, yaitu mengevaluasi pelaksanaan kerja dan jika perlu memperbaiki apa yang sedan dikerjakan untuk menjamin tercapainya hasil-hasil menurut rencana. Pengawasan adalah dalam bentuk pemeriksaan untuk memastikan bahwa apa yang sudah dikerjakan adalah juga suatu persoalan potensial sebelum persoalan itu menjadi serius. Pengawasan adalah suatu proses dasar, serupa sajadi mananpun dan apapun yang diawasi.[4]

B.  Jenis-Jenis Pengawasan

1.    Pengawasan dari Dalam (Internal Control)

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/ unit pengawasan yang dibentuk di dalam organisasi itu sendiri. Aparat pengawasan ini bertindak atas nama pimpinan organisasi. Aparat pengawasan ini bertugas mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data dan informasi ini dipergunakan oleh pimpinan untuk menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai kebijaksanaan pimpinan. Untuk itu kadang-kadang pimpinan perlu meninjau kembali keputusan yang telah dikeluarkan. Sebaliknya pimpinan dapat pula melakukan tindakan-tindakan perbaikan (korektif) terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya.

2.    Pengawasan dari Luar Organisasi (External Control)

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi itu. Aparat dari luar organisasi adalah aparat yang bertindak atas nama atasan dari pimpinan organisasi itu, atau bertindak atas nama pimpinan organisasi itu karena permintaannya.

Disamping aparat pengawasan yang dilakukan atas nama atasan dari pimpinan organisasi tersebut, dapat pula pimpinan organisasi minta bantuan pihak luar organisasinya untuk mengadakan pengawasan terhadap organisasinya.

3.    Pengawasan Preventif

Pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksudnya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan dalam pelaksanaan. Dalam system pemeriksaan anggaran, pengawasan preventif disebut pre-audit.

Pengawasan preventif dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berkut:

a)      Menentukan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan system prosedur, hubungan dan tata kerjanya.

b)      Membuat pedoman atau manual sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

c)      Menentukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

d)     Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaannya.

e)      Menentukan system koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.

f)       Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan.

4.    Pengawasan Repressif

Pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakan pengawasan ini adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam system pemeriksaan anggaran, pengawasan repressif disebut post-audit.

Adapun pengawasan repressif ini dapat menggunakan system-sistem pengawasan, sebagai berikut:

a)    Sistem Komperatif

1)   Mempelajari laporan-laporan kemajuan (progress report) dari pelaksanaan pekerjaan, dibandingkan dengan jadwal rencana pelaksanaan.

2)   Membandingkan laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.

3)   Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan tersebut, termasuk factor lingkungan yang mempengaruhinya.

4)   Memberikan penilaian terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk para penanggung jawabnya.

5)   Mengambil keputusan atas usaha perbaikannya atau penyempurnaanya.

b)   Sistem Verifikasi

1)   Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

2)   Pemeriksaan tersebut harus dibuat laporan secara periodic atau secara khusus.

3)   Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaannya.

4)   Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaannya.

5)   Memutuskan tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaanya.

c)    Sistem Inspektif

Dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksanaannya. Dalam pemeriksaan di tempat (on the spot inspection) instruksi-instruksi diberikan dalam rangka perbaikan dan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan.

d)   Sistem Investigative

Sistem ini lebih menitik beratkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih mendalam terhadap sesuatu masalah yang bersifat negatif. Penyelidikan ini didasarkan atas suatu laporan yang masih bersifat hipotesa (hipotesa). Laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah. Oleh karena itu perlu diteliti lebih mendalam untuk dapat mengungkapkan hipotesa tersebut. Agar dapat memperolah jawaban yang benar diperlukan pengumpulan data, menganalisa atau mengolah data, dan penilaian atas data tersebut. Berdasarkan atas hasil penelitian atau penyelidikan tersebut, kemuadian segera diambil keputusannya.[5]

C.  Pengawasan Melekat

Sorotan pembahasan adalah pengawasan sebagai salah satu fungsi organik manajerial. Artinya, pembahasan berkisar pada apa yang dewasa ini dikenal sebagai pengawasan melekat atau built in control. Sebagai konsep manajemen, melekat arti wewenang mengawasi yang dimiliki oleh setiap pejabat pimpinan karena jabatannya. Pengawasan sebagai fungsi organik manajemen merupakan salah satu tugas pokok setiap orang yang menduduki jabatan pimpinan, mulai dari pimpinan puncak sampai pimpinan rendah, seperti mandor, kepala subbagian, kepala seksi, dan jabatan-jabatan rendah lainnya dengan aneka ragam literaturnya.        Dalam lingkungan pemerintahan dikenal dua jenis pengawasan, yaitu pengawasan melekat dan pengawasan fungsional. Salah satu tema yang ditonjolkan dalam pembahasan  ini bahwa efektifitas manajerial seseorang yang menduduki jabatan pemimpi, tanpa mempersoalkan tingkat dalam jajaran kepemimpinan, sangat tergantung pada kemampuan, sangat tergantung pada kemampuannya melakukan pengawasan melekat disamping kemampuannya menyelenggarakan berbagai fungsi organic manajerial lainnya. Tegasnya, setiap pemimpin, di sampig sebagai perencana yang cekatan, organisator yang handal, dan sebagai penggerak yang tangguh, setiap mamjer harus pula menjadi menjadi pengawas yang efektif.

Akan tetapi, usaha peningkatan efisiensi, efektifitas, dan produktifitas kerja sedemikian pentingnya dewasa ini sudah diakui dan diterima kebenaran pendapat yang menyatakabn bahwa pengawasan melekat yang sangat penting masih harus dilengkapi dengan berbagai jenis pengawasan lainya, baik yang dilakukan oleh aparat pengawasandalam lingkungan satu organisasi maupun diluarnya. Bahkan juga oleh masyarakat luas, khususnya oleh mereka yang berkepentingan langsung dengan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya.[6]

D.  Tahap-Tahap Pengawasan

Berikut adalah tahap-tahap dalam melaksanakan pengawasan, yaitu:

1.    Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Terdapat tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan memuat standar pencapaian tujuan, antara lain:

a)    Sering kali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit untuk dinilai pada saat implementasi dilakukan.

b)   Sebaiknya tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas dinyatakan. Fungsi penhawasan dalam hal ini akan lebih mudah karena manajemen telah memiliki batasan.

c)    Kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan komunikasi dalam organisasi termasuk juga menentukan metode yang digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan.manajemen akan mudah menjelasklan kepad seluruh pihak dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan.

2.    Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakansebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus. Terdapat beberapa kegiatan yang hanya dapat dilihat kualitas pengerjaannya pada saat akhir dari kegiatan tersebut. Misalnya saja sebuah proses produksi dari sepasang sepatu. Setelah sepasang sepatu jadi, maka kita dapat melihat kualitas sepatu tersebut berdasarkan produk akhir atau produk jadinya. Namun demikian, kita juga dapat mengevaluasi bahwa sekiranya kualitas sepatu yang dinilai ternyata tidak sebagaiman mestinya, maka hal tersebut bisa saja terjadi pada saat pengerjaan, maupun sebelum pengerjaan sepatu tersebut dilakukan.

Namun pada tahap fokos pengawasan lebih kepada penentuan dengan cara bagaimana penilaian dilakukan. Jika pada tahap sebelumnya kita telah menetapkan bahwa standar yang kita hendak capai adalah peningkatan penjualan sebesar 50 persen, maka dalam tahap ini kita tetapkan bahwa penilaian akan dilakukan oleh manajer penjualan dalam kurun waktu tertentu menilai tingkat penjualan yang telah dicapai. Karena yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan, maka variable yang akan kita nilai juga kita tentukan, yaitu misalnya jumlah penjualan dalam waktu tertentu tersebut. 

3.    Membandingkan Kinerja dengan Standar

Pada tahap ini manajer penjualan akan melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan standar yang telah ditetapkan. Secara garis besar, ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan stantar, yaitu:

a)      Kinerja di atas standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja dengan yang terbaik karena berada di atas standar.

b)      Kinerja sama dengan standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.

c)      Kinerja di bawah standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada di bawah standar.

Ukuran untuk penilaian kinerja pada praktiknya berbeda-beda tergantung apa yang akan dinilai. Ukuran standar dapat ditentukan oleh perusahaan berdasarkan tingkat kepentingannya. Hanya pada dasarnya penilaian umumnya akan dilakukan dengan membandingkan antara kinerja dengan standar.

4.      Melakukan Tindakan Koreksi jika Terdapat Masalah

Dari tahapan sebelumnya, melalui perbandingan antara kinerja dengan standar, kita dapat mendapatkan informasi dari proses pengawasan yang kita lakukan. Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapat masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian, yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yakni kinerja berada di bawah standar, lalu perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan kepada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, di mana indicator pencapaian tujuan diantaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar. Ketika ternyat tingkat penjualan di bawah standar, maka perusahaan perlu mencari penyebabnya, apakah misalnya disebabkan disebabkan karena kurangnya promosi, barangkali tindakan koreksi yang perlu dilakukan adalah menambah pengeluaran untuk promosi, dan sebagainya.

Berdasarkan uraian dari tahapan proses pengawasan di atas, maka dapat kita pelajari bahwa fungsi pengawasan terkait dengan upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan dan memastikannya agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain itu pula dapat kita pelajari bahwa fungsi pengawasan juga mencakup kegiatan pengendalian., yaitu ketika perusahaan berusaha untuk mengantisipasi berbagai factor yang mungkin akan menghambat jalannya kegiatan perusahaan, seperti misalnya melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai penyimpangan yang terjadi. Tidak heran jika sebagian teoritisi kadangkal mengartikan fungsi controlling ini tidak saja sebagai fungsi pengawasan, tetapi juga fungsi pengendalian.[7]

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Jenis-Jenis Pengawasan, antara lain:

1.      Pengawasan dari Dalam (Internal Control)

2.      Pengawasan dari Luar Organisasi (External Control)

3.      Pengawasan Preventif

Pengawasan Repressif dalam lingkungan pemerintahan dikenal dua jenis pengawasan, yaitu pengawasan melekat dan pengawasan fungsional. Salah satu tema yang ditonjolkan dalam pembahasan  ini bahwa efektifitas manajerial seseorang yang menduduki jabatan pemimpi, tanpa mempersoalkan tingkat dalam jajaran kepemimpinan, sangat tergantung pada kemampuan, sangat tergantung pada kemampuannya melakukan pengawasan melekat disamping kemampuannya menyelenggarakan berbagai fungsi organic manajerial lainnya. Tegasnya, setiap pemimpin, di sampig sebagai perencana yang cekatan, organisator yang handal, dan sebagai penggerak yang tangguh, setiap manajer harus pula menjadi menjadi pengawas yang efektif. Berikut adalah tahap-tahap dalam melaksanakan pengawasan, yaitu:

1.      Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

2.      Penilaian Kinerja

3.      Membandingkan Kinerja dengan Standar

4.      Melakukan Tindakan Koreksi jika Terdapat Masalah

Berdasarkan uraian dari tahapan proses pengawasan di atas, maka dapat kita pelajari bahwa fungsi pengawasan terkait dengan upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan dan memastikannya agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain itu pula dapat kita pelajari bahwa fungsi pengawasan juga mencakup kegiatan pengendalian., yaitu ketika perusahaan berusaha untuk mengantisipasi berbagai factor yang mungkin akan menghambat jalannya kegiatan perusahaan, seperti misalnya melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai penyimpangan yang terjadi. Tidak heran jika sebagian teoritisi kadangkal mengartikan fungsi controlling ini tidak saja sebagai fungsi pengawasan, tetapi juga fungsi pengendalian.

DAFTAR PUSTAKA

Erni Trisnawati Sule. Kurniawan Syaefullah. Pengantar Menajerial. Jakarta: Kencana. 2005.

Sondang P. Siagian. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. 1996.

George R. Terry. Leslie W. Rue. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. 2008.

Soewarno Handayaningrat. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Haji Masagung. 1990.

Sondang P. Siagian. Fungsi-Fungsi Manajerial Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara. 2005.

  

---

[1] Sondang P. siagian. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. 1996. Hlm. 169

[2] Erni Trisnawati Sule. Kurniawan Syaefullah. Pengantar Manajemen. Jakarta: kencana. 2005. Hlm.317-318

[3] Sondang P. Siagian. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. 1996. Hlm. 169-170

[4] George R. terry. Leslie W. Rue. Dasar-Dasar Managemen. Jakarta: Bumi Aksara. 2008. Hlm. 121

[5] Soewarno Handayaningrat. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV. Haji masagung. 1990. Hlm. 144-146

[6] Sondang P. Siagian. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. 1996. Hlm. 146-147

[7] Erni Trisnawati Sule. Kurniawan Syaefullah. Pengantar Manajemen. Jakarta: kencana. 2005. Hlm. 321-326